Hochleistungsorganisation
Dr. Patrick Fritz








 Hochleistungsorganisation als kostenloses Buch (Teil 8)









4. Anwendung des Modells in der Praxis
Das integrierte Prozess- und Projektmanagement Modell wurde in Kapitel 3 Eigenständiges Modell, basierend auf den theoretischen Grundlagen von Kapitel 2, entwickelt und beschrieben. Im folgenden Abschnitt wird nun eine praktische Anwendungsmöglichkeit demonstriert. Mithilfe des IPPM-Modells soll ein Strategieprozess für ein fiktives Unternehmen entwickelt werden, welches im folgenden Kapitel 4.1 kurz vorgestellt wird. Um die Verwendung des IPPM-Modells möglichst plastisch und auch verständlich zu vermitteln, werden verschiedene Mitarbeiter dargestellt, welche in Form von Dialogen das Modell zum Einsatz bringen.

4.1 Das Unternehmen
Das Unternehmen trägt den Namen „GREHA – Greber’s Handel“. Es handelt sich um ein Vorarlberger Großhandelsunternehmen im Textilbereich mit 100 Mitarbeitern. Der Geschäftsführer, Herr Greber, hat das Unternehmen vor 15 Jahren gegründet und kann auf eine erfolgreiche Entwicklung zurückblicken. Mit dem Thema Strategie bzw. einer Strategieentwicklung hat sich das Unternehmen noch nicht beschäftigt und kann daher auch keine Erfahrungen vorweisen. Die nachstehenden Mitarbeiter spielen eine Rolle im Anwendungsbeispiel, welches im folgenden Kapitel 4.2 erläutert wird: Herr Greber: Geschäftsführung, Frau Simma: Assistentin der Geschäftsführung, Frau Praxmarer: Personal, Herr Müller: Marketing und Verkauf, Herr Vonach: Logistik.

4.2 Entwicklung eines Strategieprozesses
Der Geschäftsführer der Firma GREHA, Herr Greber ruft seine Assistentin Frau Simma zu sich.

Herr Greber: „Unser Unternehmen ist in den letzten Jahren kontinuierlich gewachsen. Der Umsatz stieg in den letzten drei Jahren jeweils im zweistelligen Prozentbereich und auch die Gewinne haben sich dementsprechend erhöht. Das macht mich natürlich sehr stolz, aber auf
der anderen Seite stimmt es mich auch nachdenklich. Die Bedürfnisse und Anforderungen des Markts ändern sich immer schneller. Durch die neuen Unternehmensstrukturen, welche im Zuge der Ausweitung notwendig waren, sind wir nicht mehr so flexibel wie früher. Diese Bedenken haben mich zur Auffassung gebracht, dass wir uns mit dem Thema Strategie auseinandersetzen müssen.“

Frau Simma: „Ich habe kürzlich einen Artikel zum Thema Strategie bzw. Strategieprozesse gelesen. Es wurde erläutert, dass viele Unternehmen Probleme damit haben ihr strategisches Management wirklich effizient zu gestalten. Der kontinuierliche Einsatz eines Strategieprozesses soll diesen Problemen entgegenwirken. Er stellt sicher, dass eine Strategie systematisch definiert und alle wichtigen Kriterien miteinbezogen werden. Kurz gesagt, ein Strategieprozess bietet die Möglichkeit laufend strategisches Management durchzuführen.“ (Vgl. Mankins/Steele 2006, passim; Vgl. Müller-Stewens 2004, passim)

Herr Greber: „Das klingt interessant, wir haben Prozessmanagement ja bereits im Einkauf eingeführt und durchaus positive Erfahrungen gemacht. Ein Strategieprozess muss allerdings zuerst entwickelt werden, bevor wir tatsächlich eine Strategie definieren können, oder?“

Frau Simma: „Stimmt genau, und wenn ich darüber nachdenke, ist diese Ausgangslage prädestiniert für den Einsatz des integrierten Prozess- und Projektmanagement Modells, welches von Patrick Fritz und Petra Geist an der Fachhochschule Vorarlberg entwickelt wurde.

Herr Greber: „Integriertes Prozess- und Projektmanagement Modell? Wie genau stellen sie sich die Verwendung des Modells in diesem Zusammenhang vor?“

Frau Simma: „Ich schlage vor, dass wir für die Entwicklung des Strategieprozesses ein Projekt starten. Das IPPM-Modell bietet uns in der Folge die Möglichkeit sowohl Prozesse als auch Projekte effizient zu gestalten und Projektmanagement bzw. Prozessmanagement integriert anzuwenden.“

Herr Greber: „Klingt gut, ich habe das Gefühl das sie schon eine Vorgehensweise im Kopf haben. Wenn sie damit einverstanden sind, übertrage ich ihnen die Projektleitung.“

1. Phase: Projektstart bzw. Auswahl und Aufbereitung der Prozesse
Der Geschäftsführer und die ausgewählten Projektteammitglieder der Firma GREHA sowie ein externer Strategieberater treffen sich zum ersten Mal. Das Projekt „Fit for Future“, welches die Entwicklung eines Strategieprozesses zum Ziel hat, wird im Zuge eines Projektstart-Workshops in Gang gesetzt.

Herr Greber: „Ich möchte sie alle recht herzlich zu diesem Projektstart-Workshop begrüßen. Wie sie alle bereits wissen, ist das vorrangige Projektziel die Entwicklung eines Strategieprozesses, um in Zukunft ein professionelles strategisches Management für unser Unternehmen zu ermöglichen. Frau Simma, wird dieses Projekt leiten und sie hat dabei meine volle Unterstützung. Da wir allerdings noch kaum Erfahrung in Sachen Strategie haben, wird dem Projektteam Herr Bechter als Strategieberater zur Seite gestellt.“

Frau Simma: „Vielen Dank Herr Greber für diese Einführung, ich möchte sie alle recht herzlich begrüßen. Die Erstellung einer Strategie ist ein wichtiger Schritt für die Weiterentwicklung unseres Unternehmens. Bevor wir uns allerdings mit einer konkreten Strategie auseinandersetzen können, werden wir zuerst einen für unsere Organisation passenden Strategieprozess entwickeln. Als Grundlage dafür dient das integrierte Prozess- und Projektmanagement Modell (siehe Abbildung 8). Es bietet uns die Möglichkeit sowohl Prozesse als auch Projekte effizient zu gestalten. Somit haben wir die Gelegenheit auf der Basis standardisierter Abläufe das Management von Prozessen und Projekten in unserem Unternehmen zu professionalisieren. Außerdem sind ausgewählte Methoden und Tools hinterlegt, welche die Realisierung der einzelnen Teilprozesse unterstützen. In einem ersten Schritt führen wir den „Projektstart“ durch, indem die „Auswahl und Aufbereitung der Prozesse“ vorgenommen wird. Die Auswahl umfasst den Strategieprozess und die Aufbereitung kann mit einem der vorgeschlagenen Tools durchgeführt werden, sobald der Prozess definiert ist.“

Nach einer Erklärung des Modells wird eine Pause von 15 Minuten eingelegt und anschließend gemeinsam der Projektauftrag und das Projektorganigramm erstellt.

2. Phase: Projektplanung bzw. Analyse der IST-Prozesse und Markt

Nachdem das Projekt erfolgreich gestartet wurde, kommt das Projektteam zur Projektplanungssitzung zusammen.

Frau Simma: „Schönen guten Tag und willkommen zum Start der Projektplanung. Das IPPM-Modell ist mit Methoden und Tools für die Durchführung von Projekten und Prozessen ausgestattet. Es wird allerdings empfohlen, nur so viele Methoden wie notwendig einzusetzen bzw. den Methodeneinsatz auf den Projektumfang anzupassen. Da der Umfang dieses Projekts als übersichtlich bezeichnet werden kann, bin ich der Meinung, dass es in Bezug auf die Projektplanung ausreicht einen Projektstrukturplan und einen Terminplan zu erstellen, sowie eine Analyse der Umweltbeziehungen durchzuführen. In Bezug auf die inhaltliche Aufgabenstellung ist in der zweiten Prozessphase die Analyse der IST-Prozesse und des Marktes vorgesehen. Da noch kein IST-Strategieprozess vorhanden ist, beschränkt sich die Planung auf die Markt-Analyse. Hierzu schlage ich die Anwendung der Branchenstrukturanalyse nach Porter und der Stakeholder-Analyse vor.“

Herr Vonach: „Das klingt alles logisch und ich kann ihre Gedanken nachvollziehen, aber wie soll die Entwicklung des Strategieprozesse konkret funktionieren?“

Frau Simma: „Wie wir von unserem Berater erfahren haben, ist ein Strategieprozess nichts anderes als ein Ablauf um strategisches Management, sprich die Planung, Umsetzung und Kontrolle einer Strategie, kontinuierlich durchzuführen. Aus diesem Grund kann ich mir vorstellen, das Modell als Basis zu verwenden.“

Herr Müller: „Mir kam während den Ausführungen von Frau Simma eine Idee. Mithilfe eines Strategieprozesses soll strategisches Management durchgeführt werden. In diesem Zusammenhang sehe ich die Verbindung zum Managementprozess des IPPM-Modells. Dieser Prozess könnte doch als Grundlage für den Strategieprozess herangezogen werden, denn strategisches Management ist wie der Name schon sagt, ein weiteres Anwendungsgebiet von Management. Wir nehmen die einzelnen Schritte des Managementprozesses und legen sie auf die Aufgaben des strategischen Managements um. Wenn der erste Teilprozess also die „Zielsetzung“ ist, dann überlegen wir, wie diese Zielsetzung beim Gestalten von Strategien aussehen könnte.“

Frau Praxmarer: „Interessante Vorgehensweise, ich kann mir vorstellen, dass wir auf diese Weise zu einem vernünftigen Ergebnis gelangen. Anschließend definieren wir allgemeine Rahmenbedingungen für den Prozess, wie zum Beispiel Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege, und statten ihn mit Methoden aus.“

Frau Simma: „Gut, es freut mich, dass wir eine gemeinsame Vorgehensweise gefunden haben. Wir müssen diesen Ablauf im Projektstrukturplan ausformulieren, die Termine für die einzelnen Arbeitspakete fixieren und eine Projektumwelt-Analyse erstellen. Anschließend führen wir die Markt-Analyse mit den vorgesehenen Methoden durch.“

3. Phase: Projektausführung und –controlling bzw. Optimierung oder Re-Engineering und Umsetzung

Die Gestaltung des Strategieprozesses wird verkürzt dargestellt, da diese Projektaufgabe zum größten Teil eine inhaltliche Auseinandersetzung mit dem Thema Strategie bedeutet. Dieses Kapitel soll allerdings in erster Linie die Anwendung des IPPM-Modells aufzeigen.

Der Strategieprozess wird vom Managementprozess des IPPM-Modells abgeleitet. In diesem Fall handelt es sich um ein Prozess-Engineering und dessen anschließende Umsetzung, wie im dritten Teilprozess vorgesehen. Konkret bedeutet diese Ableitung, dass von jedem einzelnen Teilprozess eine Brücke zu Strategie geschlagen wird und die allgemeinen Managementaufgaben auf die speziellen Strategieaufgaben übertragen werden. Die Umsetzung wird in folgender Abbildung 10 dargestellt.

Abbildung 10: Ableitung Strategieprozess vom Management-Modell
Quelle: Eigene Ausarbeitung.

Frau Simma: „Es freut mich, dass wir unter Einhaltung des Plans den Strategieprozess erstellen konnten. Der nächste Schritt in unserem Projektstrukturplan sieht die Bestimmung der Rahmenbedingungen für den Prozess vor. Hierzu müssen die Verantwortlichkeiten für den Strategieprozess geklärt, die Häufigkeit der Durchführung bestimmt, die Hauptaktivitäten der Teilprozesse festgeschrieben und Input bzw. Output der Teilprozesse definiert werden. Des Weiteren müssen Kommunikation und Dokumentation der Ergebnisse sichergestellt sein. Abschließend wird der Strategieprozess mit entsprechenden Methoden ausgestaltet.“

Die Rahmenbedingungen für den Strategieprozess stehen fest und wurden entsprechend dokumentiert. Außerdem wurde der Strategieprozess mit entsprechenden Methoden bestückt. Im Anschluss findet eine Informationsveranstaltung für alle Mitarbeiter statt. Der Prozess wird vorgestellt und die Hintergründe erläutert. Für ausgewählte Mitarbeiter, die eventuell bei einer späteren Durchführung unterstützende Tätigkeiten leisten werden, finden Schulungen in Kleingruppen statt.

4. Phase: Projektabschluss bzw. Kontrolle

Die Projektausführung ist abgeschlossen und das Projektteam trifft sich ein letztes Mal um die Ergebnisse dem Auftraggeber bzw. Geschäftsführer zu präsentieren und das Projekt offiziell abzuschließen.

Frau Simma: „Wir sind am Ende unseres Projekts angekommen. Ich bin stolz auf unser Ergebnis, welches im Projektabschlussbericht abgebildet ist. Das IPPM-Modell hat sich für die Gestaltung von Prozessen und Projekten bewährt und bildet künftig die Basis für eine effiziente Gestaltung unserer Unternehmensabläufe. Hierzu wird im Rahmen der Prozesskontrolle, der vierten Prozessphase, ein erstes Review des Strategieprozesses in 18 Monaten angesetzt.“

Herr Greber: „Als Projektauftraggeber möchte ich mich recht herzlich beim Projektteam bedanken. Ich bin mit dem Ergebnis äußerst zufrieden und schon gespannt, wie die erste Durchführung funktionieren wird bzw. welche Strategien wir generieren werden. Das Projekt
ist somit abgeschlossen und die Projektorganisation aufgelöst.“

Es wurde die Anwendung des integrierten Prozess- und Projektmanagement Modells anhand der Entwicklung eines Strategieprozesses dargestellt. Die dargelegten Ausführungen demonstrieren eine Anwendungsmöglichkeit des IPPM-Modells. Im folgenden Kapitel 5 werden eine Zusammenfassung der Arbeit, sowie eine Darlegung der gewonnenen Erkenntnisse dargestellt.

Inhalt | Nächstes Kapitel