4. Anwendung des Modells in
der Praxis
Das integrierte Prozess- und Projektmanagement Modell wurde in Kapitel
3 Eigenständiges Modell, basierend auf den theoretischen Grundlagen von
Kapitel 2, entwickelt und beschrieben. Im folgenden Abschnitt wird nun
eine praktische Anwendungsmöglichkeit demonstriert. Mithilfe des
IPPM-Modells soll ein Strategieprozess für ein fiktives Unternehmen
entwickelt werden, welches im folgenden Kapitel 4.1 kurz vorgestellt
wird. Um die Verwendung des IPPM-Modells möglichst plastisch und auch
verständlich zu vermitteln, werden verschiedene Mitarbeiter
dargestellt, welche in Form von Dialogen das Modell zum Einsatz bringen.
4.1 Das Unternehmen
Das Unternehmen trägt den Namen „GREHA – Greber’s Handel“. Es handelt
sich um ein Vorarlberger Großhandelsunternehmen im Textilbereich mit
100 Mitarbeitern. Der Geschäftsführer, Herr Greber, hat das Unternehmen
vor 15 Jahren gegründet und kann auf eine erfolgreiche Entwicklung
zurückblicken. Mit dem Thema Strategie bzw. einer Strategieentwicklung
hat sich das Unternehmen noch nicht beschäftigt und kann daher auch
keine Erfahrungen vorweisen. Die nachstehenden Mitarbeiter spielen eine
Rolle im Anwendungsbeispiel, welches im folgenden Kapitel 4.2 erläutert
wird: Herr Greber: Geschäftsführung, Frau Simma: Assistentin der
Geschäftsführung, Frau Praxmarer: Personal, Herr Müller: Marketing und
Verkauf, Herr Vonach: Logistik.
4.2 Entwicklung eines
Strategieprozesses
Der Geschäftsführer der Firma GREHA, Herr Greber ruft seine Assistentin
Frau Simma zu sich.
Herr
Greber: „Unser Unternehmen ist in den letzten Jahren kontinuierlich
gewachsen. Der Umsatz stieg in den letzten drei Jahren jeweils im
zweistelligen Prozentbereich und auch die Gewinne haben sich
dementsprechend erhöht. Das macht mich natürlich sehr stolz, aber auf
der anderen Seite stimmt es mich auch nachdenklich. Die Bedürfnisse und
Anforderungen des Markts ändern sich immer schneller. Durch die neuen
Unternehmensstrukturen, welche im Zuge der Ausweitung notwendig waren,
sind wir nicht mehr so flexibel wie früher. Diese Bedenken haben mich
zur Auffassung gebracht, dass wir uns mit dem Thema Strategie
auseinandersetzen müssen.“
Frau
Simma: „Ich habe kürzlich einen Artikel zum Thema Strategie bzw.
Strategieprozesse gelesen. Es wurde erläutert, dass viele Unternehmen
Probleme damit haben ihr strategisches Management wirklich effizient zu
gestalten. Der kontinuierliche Einsatz eines Strategieprozesses soll
diesen Problemen entgegenwirken. Er stellt sicher, dass eine Strategie
systematisch definiert und alle wichtigen Kriterien miteinbezogen
werden. Kurz gesagt, ein Strategieprozess bietet die Möglichkeit
laufend strategisches Management durchzuführen.“ (Vgl. Mankins/Steele
2006, passim; Vgl. Müller-Stewens 2004, passim)
Herr Greber: „Das klingt interessant, wir
haben Prozessmanagement ja bereits im Einkauf eingeführt und durchaus
positive Erfahrungen gemacht. Ein Strategieprozess muss allerdings
zuerst entwickelt werden, bevor wir tatsächlich eine Strategie
definieren können, oder?“
Frau Simma: „Stimmt genau, und wenn ich
darüber nachdenke, ist diese Ausgangslage prädestiniert für den Einsatz
des integrierten Prozess- und Projektmanagement Modells, welches von
Patrick Fritz und Petra Geist an der Fachhochschule Vorarlberg
entwickelt wurde.
Herr Greber: „Integriertes Prozess- und
Projektmanagement Modell? Wie genau stellen sie sich die Verwendung des
Modells in diesem Zusammenhang vor?“
Frau Simma: „Ich schlage vor, dass wir für
die Entwicklung des Strategieprozesses ein Projekt starten. Das
IPPM-Modell bietet uns in der Folge die Möglichkeit sowohl Prozesse als
auch Projekte effizient zu gestalten und Projektmanagement bzw.
Prozessmanagement integriert anzuwenden.“
Herr Greber: „Klingt gut, ich habe das
Gefühl das sie schon eine Vorgehensweise im Kopf haben. Wenn sie damit
einverstanden sind, übertrage ich ihnen die Projektleitung.“
1. Phase: Projektstart bzw.
Auswahl und Aufbereitung der Prozesse
Der Geschäftsführer und die ausgewählten Projektteammitglieder der
Firma GREHA sowie ein externer Strategieberater treffen sich zum ersten
Mal. Das Projekt „Fit for Future“, welches die Entwicklung eines
Strategieprozesses zum Ziel hat, wird im Zuge eines
Projektstart-Workshops in Gang gesetzt.
Herr
Greber: „Ich möchte sie alle recht herzlich zu diesem
Projektstart-Workshop begrüßen. Wie sie alle bereits wissen, ist das
vorrangige Projektziel die Entwicklung eines Strategieprozesses, um in
Zukunft ein professionelles strategisches Management für unser
Unternehmen zu ermöglichen. Frau Simma, wird dieses Projekt leiten und
sie hat dabei meine volle Unterstützung. Da wir allerdings noch kaum
Erfahrung in Sachen Strategie haben, wird dem Projektteam Herr Bechter
als Strategieberater zur Seite gestellt.“
Frau Simma: „Vielen Dank Herr Greber für
diese Einführung, ich möchte sie alle recht herzlich begrüßen. Die
Erstellung einer Strategie ist ein wichtiger Schritt für die
Weiterentwicklung unseres Unternehmens. Bevor wir uns allerdings mit
einer konkreten Strategie auseinandersetzen können, werden wir zuerst
einen für unsere Organisation passenden Strategieprozess entwickeln.
Als Grundlage dafür dient das integrierte Prozess- und
Projektmanagement Modell (siehe Abbildung 8). Es bietet uns die
Möglichkeit sowohl Prozesse als auch Projekte effizient zu gestalten.
Somit haben wir die Gelegenheit auf der Basis standardisierter Abläufe
das Management von Prozessen und Projekten in unserem Unternehmen zu
professionalisieren. Außerdem sind ausgewählte Methoden und Tools
hinterlegt, welche die Realisierung der einzelnen Teilprozesse
unterstützen. In einem ersten Schritt führen wir den „Projektstart“
durch, indem die „Auswahl und Aufbereitung der Prozesse“ vorgenommen
wird. Die Auswahl umfasst den Strategieprozess und die Aufbereitung
kann mit einem der vorgeschlagenen Tools durchgeführt werden, sobald
der Prozess definiert ist.“
Nach einer Erklärung des Modells
wird eine Pause von 15 Minuten eingelegt und anschließend gemeinsam der
Projektauftrag und das Projektorganigramm erstellt.
2. Phase: Projektplanung
bzw. Analyse der IST-Prozesse und Markt
Nachdem das Projekt erfolgreich
gestartet wurde, kommt das Projektteam zur Projektplanungssitzung
zusammen.
Frau
Simma: „Schönen guten Tag und willkommen zum Start der Projektplanung.
Das IPPM-Modell ist mit Methoden und Tools für die Durchführung von
Projekten und Prozessen ausgestattet. Es wird allerdings empfohlen, nur
so viele Methoden wie notwendig einzusetzen bzw. den Methodeneinsatz
auf den Projektumfang anzupassen. Da der Umfang dieses Projekts als
übersichtlich bezeichnet werden kann, bin ich der Meinung, dass es in
Bezug auf die Projektplanung ausreicht einen Projektstrukturplan und
einen Terminplan zu erstellen, sowie eine Analyse der Umweltbeziehungen
durchzuführen. In Bezug auf die inhaltliche Aufgabenstellung ist in der
zweiten Prozessphase die Analyse der IST-Prozesse und des Marktes
vorgesehen. Da noch kein IST-Strategieprozess vorhanden ist, beschränkt
sich die Planung auf die Markt-Analyse. Hierzu schlage ich die
Anwendung der Branchenstrukturanalyse nach Porter und der
Stakeholder-Analyse vor.“
Herr Vonach: „Das klingt alles logisch und
ich kann ihre Gedanken nachvollziehen, aber wie soll die Entwicklung
des Strategieprozesse konkret funktionieren?“
Frau Simma: „Wie wir von unserem Berater
erfahren haben, ist ein Strategieprozess nichts anderes als ein Ablauf
um strategisches Management, sprich die Planung, Umsetzung und
Kontrolle einer Strategie, kontinuierlich durchzuführen. Aus diesem
Grund kann ich mir vorstellen, das Modell als Basis zu verwenden.“
Herr Müller: „Mir kam während den
Ausführungen von Fra°¡o*V °¡o*V P5n*V 0eg*V ¢o*V Сo*V „ Сo*V
In diesem Zusammenhang sehe ich die Verbindung zum Managementprozess
des IPPM-Modells. Dieser Prozess könnte doch als Grundlage für den
Strategieprozess herangezogen werden, denn strategisches Management ist
wie der Name schon sagt, ein weiteres Anwendungsgebiet von Management.
Wir nehmen die einzelnen Schritte des Managementprozesses und legen sie
auf die Aufgaben des strategischen Managements um. Wenn der erste
Teilprozess also die „Zielsetzung“ ist, dann überlegen wir, wie diese
Zielsetzung beim Gestalten von Strategien aussehen könnte.“
Frau
Praxmarer: „Interessante Vorgehensweise, ich kann mir vorstellen, dass
wir auf diese Weise zu einem vernünftigen Ergebnis gelangen.
Anschließend definieren wir allgemeine Rahmenbedingungen für den
Prozess, wie zum Beispiel Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege,
und statten ihn mit Methoden aus.“
Frau Simma: „Gut, es freut mich, dass wir
eine gemeinsame Vorgehensweise gefunden haben. Wir müssen diesen Ablauf
im Projektstrukturplan ausformulieren, die Termine für die einzelnen
Arbeitspakete fixieren und eine Projektumwelt-Analyse erstellen.
Anschließend führen wir die Markt-Analyse mit den vorgesehenen Methoden
durch.“
3. Phase: Projektausführung und
–controlling bzw. Optimierung oder Re-Engineering und Umsetzung
Die Gestaltung des
Strategieprozesses wird verkürzt dargestellt, da diese Projektaufgabe
zum größten Teil eine inhaltliche Auseinandersetzung mit dem Thema
Strategie bedeutet. Dieses Kapitel soll allerdings in erster Linie die
Anwendung des IPPM-Modells aufzeigen.
Der Strategieprozess wird vom
Managementprozess des IPPM-Modells
abgeleitet. In diesem Fall handelt es sich um ein Prozess-Engineering
und dessen anschließende Umsetzung, wie im dritten Teilprozess
vorgesehen. Konkret bedeutet diese Ableitung, dass von jedem einzelnen
Teilprozess eine Brücke zu Strategie geschlagen wird und die
allgemeinen Managementaufgaben auf die speziellen Strategieaufgaben
übertragen werden. Die Umsetzung wird in folgender Abbildung 10
dargestellt.
Abbildung 10: Ableitung
Strategieprozess vom Management-Modell
Quelle: Eigene Ausarbeitung.
Frau Simma: „Es freut mich, dass wir unter
Einhaltung des Plans den Strategieprozess erstellen konnten. Der
nächste Schritt in unserem Projektstrukturplan sieht die Bestimmung der
Rahmenbedingungen für den Prozess vor. Hierzu müssen die
Verantwortlichkeiten für den Strategieprozess geklärt, die Häufigkeit
der Durchführung bestimmt, die Hauptaktivitäten der Teilprozesse
festgeschrieben und Input bzw. Output der Teilprozesse definiert
werden. Des Weiteren müssen Kommunikation und Dokumentation der
Ergebnisse sichergestellt sein. Abschließend wird der Strategieprozess
mit entsprechenden Methoden ausgestaltet.“
Die Rahmenbedingungen für den
Strategieprozess stehen fest und wurden entsprechend dokumentiert.
Außerdem wurde der Strategieprozess mit entsprechenden Methoden
bestückt. Im Anschluss findet eine Informationsveranstaltung für alle
Mitarbeiter statt. Der Prozess wird vorgestellt und die Hintergründe
erläutert. Für ausgewählte Mitarbeiter, die eventuell bei einer
späteren Durchführung unterstützende Tätigkeiten leisten werden, finden
Schulungen in Kleingruppen statt.
4. Phase:
Projektabschluss bzw. Kontrolle
Die Projektausführung ist
abgeschlossen und das Projektteam trifft sich ein letztes Mal um die
Ergebnisse dem Auftraggeber bzw. Geschäftsführer zu präsentieren und
das Projekt offiziell abzuschließen.
Frau Simma: „Wir sind am Ende unseres
Projekts angekommen. Ich bin stolz auf unser Ergebnis, welches im
Projektabschlussbericht abgebildet ist. Das IPPM-Modell hat sich für
die Gestaltung von Prozessen und Projekten bewährt und bildet künftig
die Basis für eine effiziente Gestaltung unserer Unternehmensabläufe.
Hierzu wird im Rahmen der Prozesskontrolle, der vierten Prozessphase,
ein erstes Review des Strategieprozesses in 18 Monaten angesetzt.“
Herr Greber: „Als Projektauftraggeber möchte
ich mich recht herzlich beim Projektteam bedanken. Ich bin mit dem
Ergebnis äußerst zufrieden und schon gespannt, wie die erste
Durchführung funktionieren wird bzw. welche Strategien wir generieren
werden. Das Projekt
ist somit abgeschlossen und die Projektorganisation aufgelöst.“
Es wurde die Anwendung des integrierten
Prozess- und Projektmanagement Modells anhand der Entwicklung eines
Strategieprozesses dargestellt. Die dargelegten Ausführungen
demonstrieren eine Anwendungsmöglichkeit des IPPM-Modells. Im folgenden
Kapitel 5 werden eine Zusammenfassung der Arbeit, sowie eine Darlegung
der gewonnenen Erkenntnisse dargestellt.
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